Organisering for det uventede

Introduksjon

Dette er 15 stp Master of Management kurs om organisering for det uventede. Det utgjør en del av 5 i et 90 studiepoeng Executive Master of Management studium med spesialisering i Sikkerhet og Kulturforståelse. Kurset kan også tas som et frittstående kurs.

Man organiserer for å skape orden og rutiner som styrer daglige aktiviteter for å nå organisasjonens målsetninger. Likevel skjer unntak og uventede hendelser som av og til kan fortone seg som svarte svaner. Vanligvis utvikler mange aspekter av oppgaveoppløsningen seg som forventet, men problemene blir skapt av overraskende hendelser som kaster organisasjonen ut av sin rutine. Noen avdelinger, organisasjoner og til og med næringer handler om oppgaver som best kan karakteriseres som en rekke uventede hendelser. Å organisere for det uventede krever noe annet enn å organisere for det forventede. Utfordringen er å være forberedt på hendelser der det på forhånd er vanskelig, og til og med umuig, å forutse når det skjer, hva som skjer og vite hvordan det skal håndteres. Samtidig kreves rask og resolutt respons.

Dette kurset handler om hvordan man organiserer for håndtering av det uventede. Det handler også om hvordan organisasjoner kan utvikle sensitivitet til å se svake signaler om uventede hendelser før de skjer. Organisasjoner med komplekse omgivelser og teknologi, hvor det ikke er rom for å gjøre alvorlige feil, må utvikle en spesiell påpasselighet til slike signaler. På engelsk kalles ofte slike organisasjoner High Reliability Organizations (HRO)

Kurset vil omhandle koordinering, kommunikasjon og evnen til å beslutte og organisere under usikkerhet. Det uventede kan være alt fra terroristangrep til nye konkurrenter eller teknologier som endrer reglene i en industri.

Kurset bruker erfaringene fra alvorlige hendelser som 22. juli, Helge Ingstad havariet, feil i pasientjournalene ved St. Olav hospital, hvitvasking i den Danske Bank og andre aktuelle norske og internasjonale eksempler til å illustrere grunnleggende mekanismer for å organisere for det uventede. Vi diskuterer organisatoriske mekanismer som svekker evnen til å fange opp svake signaler, og til og med gjør sterke signaler svake. Slike mekanismer kan forklare hvorfor varslere blir så ofte ignorert.

Vi ser også på hendelser som i hovedak rammer enkeltorganisasjoners evne til å nå sine målsettinger. Eksempler som skandalen i NAV som førte til fengsling av uskyldige trygdemottakere, varslingssaker som blir feiltolket, eller BOINGs 737MAX sikkerhetsutfordringer, er forårsaket av kjeder av hverdagslige feil som akkumuleres til store ulykker. Store hendelser har ofte utspring i små avvik som under bestemte betingelser kan skape dramatiske negative konsekvenser. Kurset diskuterer hvordan organisasjoner lærer eller ikke lærer fra slike hendelser. Vi fokuserer på praktiske utfordringer knyttet til forberedelse og håndtering av kritiske hendelser i lys av sentrale innsikter fra organisasjonsteori og beslutningsteori.
 

Kursets innhold

1. samling

• Oversikt over teorier og begreper som er sentrale for å håndtere det uventede. Hva sier organisasjonsteorien om å organisering for beslutningstaking.
• Hvordan kan organisasjoner utvikle sensitivitet til det uventede? Unntak og overraskelser er ikke alltid noe som serveres som åpenbare sensasjoner, men de kan presentere seg selv som stillferdige og små avvik fra hva medlemmene i organisasjon er vant til. Ofte oppdages de ikke før det er for sent.
• Det uventede rammer alle organisasjoner - alt fra Forsvarsorganisasjoner, politi og sykehus, til private selskaper som banker eller til og med meierier. Vi trekker sammenhenger mellom individers, gruppers og organisasjoners sensitivitet og diskuterer hvordan organisasjoner kan utvikle disse egenskapene.

2. samling

• Andre samling innholder en simuleringsbasert øvelse. Første dag av samlingen gjennomgås teori om team koordinering og samspill.
• Andre dag spiller vi ofte et krisehåndteringsspill i team. Spillet simulerer et minimalistisk krisehåndteringssituasjon. Det vil si at spillet er laget for at de forenklede omgivelsene skal gjøre det lettere å lære teoretiske sammenhenger. Det gis det detaljert feedback og resultater og opplevelser diskuteres i forhold egne erfaringer og litteratur i kurset.
• Hver enkelt deltaker får mulighet til å få tilbakemeldinger på egne beslutningsprosesser og vi vil diskutere hva prosessene ledet til og hva som kan være ønskede endringer.

3. samling

• Hvordan lære fra erfaring og øvelser i usikre og læringsfiendlige omgivelser? Vi diskuterer hvordan individer kan utvikle sensitivitet til det uventede og hvordan man kan trene og utnytte denne egenskapen bedre.

• Vi diskuterer grunnleggende eksempler på hvordan sosiale mekanismer påvirker beslutningsprosesser i team og i organisasjoner.
• Vi oppsummerer kurset, gjennomgår semesteroppgaven og hjelper deltakerne i gang med oppgaven.