Redegjørelse etter Åpenhetsloven 2023
Redegjørelse fra Handelshøyskolen BI for aktsomhetsvurderinger 2023 etter åpenhetsloven.
Bakgrunn og generell informasjon
Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ved vareproduksjon og tjenesteleveranser i leverandørkjeden. Virksomheten skal offentligjøre en redegjørelse (jfr. § 5) for utførte aktsomhetsvurderingene (jfr. § 4) for å sikre allmennheten innsikt i hovedfunn, eventuell negative påvirkning og tiltak.
Redegjørelsen fra Handelshøyskolen BI for aktsomhetsvurderinger gjelder samlet for hele BIs virksomhet.
Handelshøyskolen BI (heretter «BI») er en selveiende stiftelse hvis formål ene og alene er undervisning og forskning. BIs styre har det overordnede ansvaret for internkontroll og risikostyring i virksomheten, herunder implementering av åpenhetsloven. BI styre har ekstern styreleder og ekstern majoritet fra akademia og næringsliv. En ekstern kontrollkomite overser virksomheten i tråd med stiftelsesloven og annet relevant lovverk.
Fra styrets årsberetning for 2023:
«BI har gjennomfører tiltak i tråd med kravene i den norske Åpenhetsloven som trådte i kraft i juli 2022, og som har til hensikt å fremme anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Kontraktsmaler og innkjøpsprosedyrer er i 2023 oppdatert for å ivareta sosiale forhold i tillegg til eksisterende miljøkrav. Risikobasert tilnærming sikrer tettere oppfølging av utvalgte leverandører basert på egenerklæringsskjemaer og vurderinger. Rutiner og etiske retningslinjer og opplæring øker bevissthet og kompetanse blant ansatte om ansvar og roller i etterlevelsen av loven. En redegjørelse publiseres årlig innen utgangen av juni på BIs nettsider.» Publisert på web: BI årsrapport 2023 og BI sosial bærekraft.
Rektors ledergruppe er ansvarlig for operasjonalisering av risikostyring og internkontroll, mens avdeling for Governance, Risk and Compliance (GRC) tester internkontrollen og jobber forebyggende og kontrollerende for å styre etterlevelsesrisiko. GRC skal påse hensiktsmessige rutiner og rammeverk for å fremme etterlevelse av åpenhetsloven. GRC leverer også den årlige rapportering etter åpenhetsloven. BIs sentrale innkjøpsavdeling er ansvarlig for innkjøpsprosesser og -policyer på BI og bistår i innkjøpsprosessen for å sikre at leverandørinnkjøp er i tråd med gjeldende retningslinjer. Leverandøroppfølgingen i kontraktsperioden er våre interne kontraktseieres ansvar.
BI har utarbeidet en rutine som beskriver ansvarsfordeling og hovedoppgaver etter åpenhetsloven for å sikre hensiktsmessig overvåking, forebygging og oppfølging. Henvendelser til BI angående informasjonsplikt og åpenhetsloven sendes via e-post til grc@bi.no.
Aktsomhetsvurderinger
En risikobasert tilnærming ligger til grunn for BIs arbeid med aktsomhetsvurderinger. Vi følger åpenhetslovens aktsomhetsstandard som er bygget på OECDs veileder for ansvarlig næringsliv. Arbeidet for å avdekke og vurdere mulig negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i vår virksomhet eller i leverandørkjeden, er tilpasset BIs virksomhetsart og kontekst:
- BI har ikke eiere med profittkrav og vår hovedaktivitet drives i og fra Norge. Alle ansatte (over 900 årsverk) har norske arbeidskontrakter, underlagt arbeidsmiljøloven. Den akademiske virksomheten skjer med faste ansatte og noen oppdragsengasjerte forelesere. Likeså avholdes eksamen med fast ansatte eksamensansvarlige og noe sesongengasjerte av eksamensvakter. BIs virksomhet i Kina er leveranse av etterutdanning via en partnerskapsavtale.
- Av over 20.000 studenter i 2023, er 15.000 heltidsstudenter. Undervisning og forskning finner sted ved fire campusbygg. Campus Oslo er eid av BI som styrer ca. 100.000 kvm og utleie av lokaler. I Bergen, Trondheim og Stavanger er BI leietaker og drifter lokale campustjenester til studenter og ansatte.
- Anskaffelser omhandler akademisk virksomhet, bygg, drift, arrangementer, samt til serveringstjenester for studenter og ansatte. Totalt har vi over 1.500 leverandører. Samarbeidsavtaler ligger til grunn for undervisningsleveranser fra internasjonale høyskoler og universiteter. Tilsvarende gjelder for forskningssamarbeid. BI gjennomfører årlig en lang rekke arrangementer, rettet mot nærings- og samfunnsliv, som innebærer tjenestekjøp.
- Leverandører og samarbeidspartner i forbindelse med forskning og undervisning, arrangementer, utleie og campusdrift, samt innkjøp av produkter og tjenester, er relevante for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.
Risikoen for brudd på åpenhetsloven vurderes som generelt lav i vår virksomhet og leverandørkjede og blant våre samarbeidspartnere.
Risiko og funn
Det er ikke avdekket negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom aktsomhetsvurderinger i 2023.
Gitt en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming har BI anvendt vesentlighetskriterier som innkjøpsverdi, bransje/kategori jfr. «høyrisikolisten» fra DFØ, og geografi (land hvor leverandør er registrert) som utgangspunkt for vurderinger av aktsomhet, samt prioritering basert på regnskapskategorisering av leverandørkjøp.
BI har flest norske leverandører som underlagt arbeidsmiljøloven. Etterlevelse av arbeidsmiljølovens krav er også inntatt i alle BIs leverandørkontakter. Utenlandske leverandører finnes i hovedsak innen undervisning, forskning, reiser, overnatting, og markedsføring.
BI vurderer at det er lav risiko for menneskerettighetsbrudd knyttet til tjenestekjøp innen forskning, undervisning og kurs/opplæring. Sektor for høyere utdanning er preget av høyt utdannet og kompetent arbeidskraft med primærvirksomhet i Norge og sterkt arbeidsrettsvern. Disse leverandørene utgjør under halvparten av BIs leverandører og innkjøpsverdi i 2023.
Trass i lav risiko har BI søkelys på å vurdere og forbygge innenfor leverandørområdene «kontraktsbaserte timeforelesere» og «partnersamarbeid i Kina».
- Rutiner for kvalitetssikring og standardisering av eksterne foreleseres kontraktsforhold er under etablering. Det er ikke avdekket brudd i henhold til åpenhetsloven.
- BI har begrenset påvirkningsmulighet på driften av vår samarbeidsskole i Kina, men det er ikke avdekket vesentlige risikoområder i 2023 som har medført behov for dypere kontroll ihht. åpenhetslovens krav til arbeidsforhold og menneskerettigheter. Samarbeidsskolen er ansett som et av Kinas beste universiteter og er lokalt anerkjent som et meget godt sted å arbeide. De kinesiske ansatte som er involvert i leveranser til BI har høy utdanning, god lønn og gode arbeidsrettigheter i en kinesisk kontekst.
Leverandører innen kantinedrift, kaffebarer, selvbetjeningsautomater, kioskdrift, profilartikler, kontorrekvisita og renovasjon antas være de som kan ha middels til høy risiko for menneskerettighetsbrudd og uanstendige arbeidsforhold i BIs leverandørkjede. De største av disse leverandørene fikk i 2022 tilsendt forespørsel fra BI med egenerklæringsskjema etter åpenhetsloven. Erklæringen er signert og mottatt, med supplerende dokumentasjon.
I 2023 har vi valgt ut ytterligere 12 leverandører som fikk tilsendt forespørsel fra BI med egenerklæringsskjema etter åpenhetsloven. De fleste er tilknyttet drift av BIs campuser (Facility). Skjemaene er returnert BI i signert stand.
Dersom negativ påvirkning menneskerettigheter og arbeidsforhold skulle bli avdekket, vil BI starte dialog med leverandør for å fastsette forholdsmessige tiltak. Tiltakene skal redusere skader og forhindre gjentakelse av negative konsekvenser, og sørge for gjenoppretting dersom nødvendig.
Tiltak for å forebygge, avdekke og informere
BIs risikovurdering og oppfølging i 2023 har ikke avdekket brudd på åpenhetsloven eller avvik som krever gjenoppretting eller erstatning for å stanse eller begrense skadevirkninger for mennesker i leverandørkjeden. Vi har følgelig ikke gjennomført slike tiltak, men jobbet forebyggende, både internt og overfor leverandører.
BIs arbeid med innkjøp og våre relasjoner med leverandører og samarbeidspartnere er regulert i en rekke styrende dokumenter som revideres ved behov. Flere av dokumentene er oppdatert for å ivareta krav til sosiale forhold etter åpenhetsloven, eksempelvis innkjøpspolicy og -rutine, etiske retningslinjer rettet mot innkjøpsprosessen, kravspesifikasjoner, forespørsels - og kontraktsmaler, samt rutine for internt kontraktseierskap.
Basert på klassifisering og risikovurdering av leverandørporteføljen etter åpenhetslovens krav, er egenerklæringer innhentet fra eksisterende leverandører gitt en risikobasert tilnærming. Egenerklæringsskjema sendes nå alle nye leverandører og er oppdatert med henvisning til OECDs retningslinjer. Ved nye inngåelse av nye kontrakter, eller kontraktsforlengelser, benyttes oppdatert kontraktsmal og anbudsforespørsel der åpenhetslovens krav er ivaretatt.
Våren 2024 har BI innarbeidet en innsynsrevisjonsklausul i kravspesifikasjoner og kontraktsmaler, dvs. rett til å utføre stedlige kontroller/revisjon hos leverandører, samt henvist til OECDs retningslinjer. Både interne etiske retningslinjer (Code of Ethics) og retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold og mot trakassering ble oppdatert høsten 2023.
Interne kontraktseiere, og andre interessenter, tilbys opplæring om deres ansvar i oppfølgingen av leverandøravtaler. I november 2023 ble det lansert en digital opplæringsmodul særlig rettet mot alle som har oppfølgingsansvar for en leverandøravtale. Opplæringsmodulen omhandler flere aspekter ved dette ansvaret og har et særlig søkelys på åpenhetsloven, aktsomhetsvurderinger og betydningen av sosiale forhold for leverandørers ansatte og verdikjede.
Videre tiltak og prioritering
Det jobbes kontinuerlig, forebyggende og systematisk med prosesser, rutiner og sikrende tiltak. I 2023 har BI ytterligere styrket arbeidet med tettere oppfølging av sosiale forpliktelser hos BIs leverandør. Det fortsettes med en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming til ansvaret og kravene etter åpenhetsloven.
BI vurderer bl.a. å utarbeide en utvidet versjon av egenerklæringsskjemaet som kan benyttes i de tilfellene det er ønskelig å be leverandørene redegjøre mer for hvordan de etterlever åpenhetsloven, inklusive innsending av tilhørende dokumentasjon.
I tillegg planlegges en spørsmål- og svarside tilgjengeliggjort på BIs nettsider for å besvare det viktigste som allmennheten, studenter, media, mv. kan ha behov for informasjon knyttet BI og åpenhetsloven.
BI har studentutvekslingsavtaler med skoler og universitet i en rekke land. Ved inngåelse av nye slike avtaler vurderes risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som ett av flere kriterier. Vi vil vurderes ytterligere fremover.
Sosiale forhold for leverandørers ansatte skal inngå i leverandørdialogen. Behovet for å forbedre av maler for oppfølgingssamtaler med leverandørene vurderes. Arbeidet med å forbedre interne styrende dokumenter, og avklare roller og ansvar, pågår kontinuerlig.
Dersom det oppdages uregelmessigheter og risikoforhold avdekkes, vil vi gjennomføre ytterligere undersøkelser og påfølgende tiltak. I tilfeller med høy risiko, mistanke om negativ påvirkning og/eller uregelmessighet, kan vi vurdere bistand fra internrevisor. Avvik kan løses gjennom dialog med leverandører.
*
Redegjørelsen supplerer BIs årsrapport 2023 og er godkjent av rektor og samtlige medlemmer i Handelshøyskolen BIs styre i juni 2024.
Oslo, juni 2024